Preventivi via email

Preventivi via email, scritti e inviati dall'AI

Circa trenta email l'ora, tutte da agenzie di viaggio che chiedono un preventivo per i propri clienti. Ognuna vuole che qualcuno apra i listini, cerchi il servizio giusto, componga i numeri e risponda. Ogni giorno, per ore.

Il sistema legge le email in arrivo, riconosce cosa viene chiesto e compone la risposta sui listini dell'agenzia. Le richieste standard, quando la classificazione è netta, partono da sole entro trenta secondi dalla ricezione. Quelle di valore alto si fermano e aspettano una persona.

Cosa abbiamo realizzato

• Le richieste divise per posta in gioco. L'agente etichetta ogni mail in arrivo: BOOKING sono prenotazioni standard, verifiche di disponibilità, modifiche; PREMIUM sono viaggi di nozze, jet e yacht privati, budget dichiarati sopra gli ottomila euro, clienti VIP. I segnali che portano a un'etichetta sono scritti, visibili e modificabili dall'agenzia: non sono sepolti dentro un prompt.
• Quattro lingue nella stessa coda. Spagnolo, portoghese, inglese, italiano: l'etichetta e la risposta seguono la lingua della richiesta, senza code separate da gestire.
• Preventivo costruito sui listini reali. I prezzi non escono dal modello: escono dai listini caricati dall'agenzia, quelli che una persona avrebbe aperto a mano. Quando il listino cambia, cambiano i preventivi, senza toccare il sistema.
• Una soglia, non un caso per caso. Sopra 0,85 di confidenza, su un'etichetta standard, la risposta parte da sola. Sotto quella soglia, o su un'etichetta premium, resta ferma e aspetta. La soglia è un parametro dell'agenzia: si alza il giorno in cui si vuole più controllo, si abbassa quando i numeri lo giustificano.
• Quello che non sa lo dichiara. Una richiesta che non trova riscontro nei listini — un servizio fuori catalogo, una data impossibile — non genera un preventivo inventato. Genera una segnalazione, e la mail passa intera a chi la sa gestire.
• Ogni decisione ispezionabile. Per ogni email restano l'intento riconosciuto, i dati estratti, le regole applicate, le fonti consultate e la decisione presa. Quando una risposta è sbagliata si vede quale regola l'ha fatta partire, e si corregge quella.

Come funziona in produzione

Trenta email l'ora significa che il volume non aspetta. Un sistema che si ferma su un errore e ricomincia da capo, a quei ritmi, accumula arretrato in un pomeriggio.

L'elaborazione di ogni email è indipendente e riprende da dove si era interrotta: un fallimento sulla richiesta numero dodici non tocca le altre ventinove, e quella dodici viene ripresa, non persa. È la differenza tra un automatismo che regge il volume reale e uno che funziona finché nulla va storto.

L'aggancio alla casella è un token OAuth che l'agenzia revoca quando vuole, e si può limitare a una sola etichetta invece dell'inbox intera. Prima di cambiare una regola in produzione la si prova nel playground: si incolla un'email vera e si vede la decisione che l'agente prenderebbe, senza che parta nulla.

Dove decide una persona

Non su tutto: su quello che ha una conseguenza. Una richiesta di disponibilità per un itinerario a listino, riconosciuta con margine, non migliora perché qualcuno la rilegge — la rilettura la rallenta e basta. Un viaggio di nozze da ottomila euro invece sì, e infatti si ferma.

Il confine è dichiarato, non implicito. L'etichetta premium, la soglia di confidenza, le regole di approvazione stanno in una schermata che l'agenzia apre e modifica quando vuole. Spostare il confine resta una decisione dell'agenzia, non un effetto collaterale del modello.

Il risultato non è una persona in meno. È la stessa persona che smette di trascrivere listini per le richieste ovvie e ha tempo per quelle dove il suo giudizio vale qualcosa.